Les processus opérationnels du Secrétariat de l’ONU sont cartographiés et systématisés par le biais de M365

Le système des Nations unies connaît une transformation numérique à tous les niveaux. Elle tire parti des technologies basées sur l’informatique en nuage pour rationaliser ses flux de travail et réaliser des économies, des solutions intelligentes utilisant les nouvelles technologies, et pour garantir un environnement sûr et sécurisé pour ses applications d’entreprise, ses informations et ses données.

Même avant les défis de COVID, la stratégie de données du Secrétaire Général des Nations Unies pour l’Action de Tous, Partout, offrait une feuille de route pour la transformation numérique dans tous les coins de chaque organisation. Cette stratégie, associée à celle sur les Nouvelles Technologies, trace une nouvelle voie pour maximiser l’efficacité et l’efficience au sein de la famille des Nations Unies. Le CICNU est à l’avant-garde de l’innovation et des économies d’échelle pour de multiples projets numériques au sein de la famille des Nations unies, notamment avec les outils Microsoft 365 et les espaces de travail intégrés.

Dans le cadre de leur travail pour les organes intergouvernementaux de l’ONU, les délégués ont besoin de comprendre les implications financières des projets de résolution. C’est pourquoi les services compétents du Secrétariat de l’ONU collaborent à la préparation des déclarations orales sur les implications pour le budget-programme (IBP). Le processus d’IBP est complexe, car il nécessite l’ajout et l’examen de données par de multiples parties prenantes, souvent au sein de plusieurs entités et dans des délais serrés. Plusieurs niveaux d’examen peuvent être nécessaires avant l’approbation. Les rapports doivent être précis et communiqués rapidement.

Jusqu’à récemment, la pratique courante pour chaque entité chargée de fournir des services à l’appui d’activités mandatées par des résolutions d’organes intergouvernementaux consistait à suivre séparément les informations pertinentes dans des dossiers stockés localement. Il en résultait souvent des processus de consolidation manuels lourds, et il n’existait pas de plateforme unique permettant de visualiser et d’extraire des informations sur les mandats précédemment approuvés.

À la suite de consultations, une équipe multipartite chargée de l’examen du mandat et du système de gestion a été constituée, composée de membres du personnel du Haut-Commissariat aux droits de l’homme (HCDH), du département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM) à Genève, de l’Office des Nations unies à Genève (ONUG) et du département de la stratégie de gestion, des politiques et de la conformité (DMSPC) de la division de la planification des programmes et du budget (PPBD), à New York. L’équipe a demandé au CICNU de créer une solution numérique qui unifierait et systématiserait les flux de travail complexes de l’IBP, en augmentant la collaboration en temps réel à l’aide de la boîte à outils technologique M365 de l’ONU.

Fort de son expérience et de son expertise des technologies cloud M365, le CICNU a tiré parti des licences M365 déjà en place dans l’ensemble du système des Nations Unies. UNICC’s Application Delivery, Cloud Services and Data and Analytics teams went to work building a M365-based solution in order to provide this optimized system.

En raison du volume important d’IBP émanant du Conseil des droits de l’homme des Nations unies (CDH) chaque année et de la visibilité de son travail, l’appui aux processus opérationnels internes du Secrétariat émanant des mandats de cet organe intergouvernemental a été identifié comme le cas d’utilisation initial du système prévu.

Crédit: Équipe MRMS

Vers un Système de Gestion et de Réexamen des Mandats
Les fonctionnalités développées par le CICNU permettent désormais à plusieurs bureaux du Secrétariat de l’ONU de coopérer dans l’examen des coûts, l’approbation et le suivi des mandats pour les services liés aux conférences, aux voyages, à l’appui opérationnel et aux services juridiques, ainsi qu’aux ressources humaines et à l’appui aux missions sur le terrain liées aux droits de l’homme.

Le MRMS est un système entièrement intégré pour l’exécution des processus opérationnels internes du Secrétariat liés aux IBP. Microsoft SharePoint Online fournit des tableaux de bord de résolution (une vue d’ensemble des enregistrements créés), la saisie de données, le stockage de données et une interface utilisateur. Microsoft Teams fournit un outil de collaboration entre les utilisateurs, tandis que Microsoft Outlook gère les notifications par courrier électronique.

Microsoft Word a été utilisé pour les documents de déclaration orale et Microsoft Excel permet d’importer et d’exporter des données de référence en masse, ainsi que de gérer les données de référence telles que les taux de l’indemnité journalière de subsistance, les taux de déplacement et les estimations de coûts standard. Microsoft PowerBI fournit les rapports standard.

Les fonctionnalités du système sont les suivantes:

• Des flux de travail et des processus avec des notifications automatisées pour gérer des entités multiples qui interagissent de manière collaborative.

• Formulaires conviviaux pour la saisie des données avec calculs automatisés

• Consolidation automatisée des données

• Suivi des processus de travail en direct

• Stockage et extraction centralisés des informations relatives au mandat

• Capacités de suivi et d’établissement de rapports grâce à Microsoft PowerBI.

Les avantages pour l’entreprise sont les suivants:

• Élimination des échanges volumineux de courriels

• Amélioration de l’efficacité et suppression du processus manuel de gestion des dossiers d’évaluation des coûts

• Amélioration de la collaboration en ligne

• Clarification des flux de travail et des processus

• Les données actuelles et historiques sont accessibles en toute sécurité par toutes les parties prenantes, à tout moment et en tout lieu.

• Capacité d’extension si nécessaire

• Tirer parti de l’investissement actuel dans la plateforme Microsoft 365.

Le MRMS témoigne des avantages commerciaux évidents résultant d’une collaboration efficace entre plusieurs entités dans le cadre d’un exercice d’amélioration des processus tourné vers l’avenir.

La grande expertise et les connaissances techniques fournies par le personnel d’UNICC ont été déterminantes pour traduire les exigences formulées par les parties prenantes de l’équipe de projet MRMS en solutions numériques conviviales.

Équipe chargée de l’examen des mandats et du système de gestion

La première version du MRMS a été publiée en février 2022, avant la 49e session du CDH. Les commentaires constructifs des utilisateurs ont été reçus et intégrés dans le système de gestion des ressources en mémoire avant la 50e session du CDH, et d’autres améliorations sont déjà en cours de déploiement avant la 51e session du CDH.

Crédit: Équipe MRMS

[The Mandate Review and Management System] est un merveilleux exemple de travail d’équipe et de collaboration.

Johannes Huisman, Directeur de la Division de la Planification des Programmes et du Budget, OPPFB, DMSPC

Le MRMS a été salué par l’encadrement supérieur et par les utilisateurs actifs du système comme un nouvel outil important. Il est essentiel que le système de gestion des droits de l’homme soit conçu dans un souci d’évolutivité, de sorte que, si nécessaire, il puisse être étendu au-delà de l’utilisation du Conseil des droits de l’homme, avec la possibilité d’inclure d’autres organes et mécanismes de défense des droits de l’homme, y compris les comités de l’Assemblée Générale.

Voir également l’article original de l’équipe MRMS dans UN Today.