Le CICNU s’est associé à l’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) pour planifier, mettre en place et intégrer une plateforme de conférence virtuelle fiable, évolutive et conviviale pour la 170e session du Conseil de la FAO.

Le 13 juin 2022, premier jour du Conseil, la configuration de la plateforme hybride a permis aux représentants présents en personne au siège de la FAO à Rome et aux autres participants virtuels de bénéficier d’une expérience de conférence transparente.

S’appuyant sur la plateforme de conférence et l’expérience de la FAO, le CICNU a travaillé pendant huit semaines avec 6Connex, une plateforme d’événements virtuels de premier plan, pour fournir au Service des réunions de la FAO (CSGM) un environnement de conférence virtuelle avec les services de gestion de projet et d’appui du CICNU, essentiels à l’organisation des sessions du Conseil.

Plus de 600 délégués ont assisté au Conseil par l’intermédiaire de la plateforme virtuelle pendant les cinq jours du conseil d’administration.

Je tenais à vous remercier chaleureusement pour tout le soutien que vous avez apporté à la 170e session du Conseil. Tous les travaux préparatoires, ainsi que votre dévouement et votre communication efficace avec les participants, ont permis à la plateforme virtuelle de se dérouler sans heurts pour tous les membres. J’attends avec impatience les futures opportunités de collaboration.

Sergio Ferraro, Directeur Adjoint, Division des Services aux Organes Dirigeants à la FAO.

Pendant la conférence, l’équipe d’appui aux conférences du CICNU a contribué à élargir les canaux de la FAO pour soutenir les délégués à distance en exploitant un module de chat en direct multilingue que l’équipe conjointe a adapté aux exigences de la FAO et intégré dans l’environnement virtuel de la conférence du Conseil.

Crédit: FAO

L’équipe d’assistance CICNU-FAO a également créé une instance autonome du module de chat en direct, accessible à tous les délégués en cas de circonstances exceptionnelles (telles que l’impossibilité d’accéder à la plateforme) – permettant aux délégués d’accéder au contenu en dehors de l’environnement virtuel de la conférence. La solution a remplacé le modèle d’assistance précédent de la FAO, composé de services d’assistance limités à une salle virtuelle particulière dans l’environnement du Conseil, avec une personnalisation limitée, un système de billetterie par courrier électronique et une ligne téléphonique.

Le professionnalisme, le dévouement, la créativité et la coopération de l’équipe du CICNU ont été fantastiques ! Nous avons partagé un esprit d’équipe très bon et positif, travaillant ensemble comme une seule équipe vers un objectif commun. Et ce fut un succès.

Elisa Milanesio, Chargée de Conférence, Division des Services aux Organes Dirigeants à la FAO

En intégrant pleinement le module de chat en direct dans l’environnement virtuel hébergé sur la plateforme 6Connex, le CICNU a garanti un accès instantané à l’assistance pour tous les délégués à distance dans l’environnement virtuel, réalisant ainsi un canal d’assistance plus complet et plus rapide.

Le CICNU et la FAO ont également fourni la plateforme de chat en direct et le soutien nécessaire :

• Guider les délégués à distance dans l’environnement virtuel
• Résoudre les problèmes d’enregistrement et les problèmes techniques
• Orienter les délégués vers la documentation pertinente et les points de l’ordre du jour disponibles dans l’environnement virtuel et sur le site web du Conseil.
• Rationaliser et dépanner l’accès virtuel aux plénières du Conseil qui se déroulent dans l’environnement virtuel via l’intégration de Zoom.

Outre l’affectation de deux agents d’appui issus de ses propres rangs, l’équipe d’appui à la conférence du CICNU a formé deux membres du personnel de la FAO en tant qu’agents d’appui qui, en tandem, ont fourni une assistance multilingue aux délégués éloignés dans les six langues de la FAO (anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe).

Les équipes du CICNU et de la FAO, ainsi que l’équipe de la plateforme 6Connex, ont largement collaboré tout au long du partenariat. Elles se sont réunis régulièrement pour examiner le travail accompli et se synchroniser sur les actions requises pour la mise en œuvre et la personnalisation de l’outil de chat en direct dans 6Connex.

Le CICNU a obtenu la licence 6Connex et les services de gestion de projet pour la mise en œuvre de la session du Conseil, a obtenu la licence pour la plateforme de chat en direct, l’a intégrée et exploitée, en fournissant un soutien de premier niveau aux délégués à distance, principalement dans le domaine de l’accès à l’environnement virtuel.

La FAO a mené l’effort de construction et de peuplement des salles virtuelles de l’environnement virtuel du Conseil, a géré les droits et privilèges d’accès des délégués, a offert un soutien aux délégués sur place et a fourni et géré le locataire de Zoom pour la composante virtuelle des sessions plénières du Conseil.

Selon les données de la plateforme de chat en direct, 175 chats ont été pris en charge les jours du Conseil, aidant les diplomates, les ambassadeurs et les délégués des pays à accéder au lieu virtuel. Grâce à une analyse compétente et régulière des besoins, de la documentation et des pratiques de gestion de projet, de la coordination, des réunions de suivi et des canaux de communication efficaces, l’équipe de soutien à la conférence du CICNU a été en mesure de valider et de répondre aux attentes de la FAO pour cet engagement de diplomatie numérique et de garantir la fourniture des services attendus dans les délais impartis.

Le CICNU était le partenaire qualifié et expérimenté que la FAO recherchait dès le début du projet pour assurer le bon déroulement de la conférence. Ce travail a été très bien accueilli par les courriels d’appréciation des clients.